Activitatea unui service este complexă având în vedere faptul că implică nenumărate interacțiuni cu clienți, furnizori, producători.
Toate informațiile legate de un produs trebuie să fie bine puse la punct, din momentul vânzării, de la identificarea clientului final, produsul vândut, până la valabilitatea garanției.
De asemenea procesul de preluare a echipamentului trebuie să fie unul rapid, să se poată introduce ușor datele de identificare ale clientului și ale produsului, defectul reclamat, stabilirea etapelor de verificat și alocarea la responsabili.
La fel de important este să ai o evidență asupra pieselor consumate și a manoperei pentru a putea emite devize de lucrări și a factura clientului.
Cum te putem ajuta noi?
Workmanager este un CRM dezvoltat în cadrul ERP-ului CloudERP destinat firmelor care desfășoară activități de service, care permite administrarea procesului de preluare echipamente pe baza fișelor de service.
Fiind un soft online permite accesul de oriunde, chiar și tehnicienilor aflați pe teren. Programul permite chiar și integrarea unui formular pe site, prin intermediul căruia clientul poate verifica statusul reparației.
Procedura de lucru:
În momentul în care un client predă un echipament pentru reparație, se crează o fisă de service care conține datele clientului, datele de identificare a echipamentului cu ID unic și defectul reclamat. Se generează un proces verbal de preluare în service, personalizabil, care conține datele clientului și ale aparatului. Se poate defini tipul de echipament, defecte des întâlnite, servicii care vor fi comandate. La fiecare tip de echipament se pot defini puncte de verificat, posibile defecte, reparații de efectuat, cu un cost predefinit și preț de vânzare.
După crearea fișei de service, aceasta ajunge în etapa de evaluare unde un tehnician verifică echipamentul și marchează conform check-listului predefinit, problemele identificate, piesele care trebuie înlocuite și selectează lucrările care trebuie efectuate pentru reparație. Rezultatul acestei etape este o ofertă de preț care conține defectele constatate, piesele care necesită înlocuire, lucrările care trebuie efectuate în vederea reparării echipamentului și costul care trebuie achitat de client.
În cazul în care clientul acceptă oferta de preț, piesele se pot rezerva de pe stoc, iar cele care nu sunt pe stoc se comandă direct de la furnizor.
Următorul stadiu este reparația echipamentului defect pe baza evaluării inițiale. La finalizarea reparației se generează un deviz de lucrări pe baza căruia se emite factura fiscală către client.
Dacă un echipament revine în service se poate accesa ușor istoricul de reparații efectuate.
Las aici și un video-tutorial ca să înțelegi mai bine procesul:
