reparatii service, echipamente, fise service, facturare, consum piese

BOCP Workmanager este un soft online care permite firmelor care desfășoară activitate de service și mentenanță să își administreze procesului de preluare echipamente, reparații, clienți, fișe service, istoric reparații.

  • creare fișă pentru fiecare produs preluat
  • istoric reparații și fișe anterioare
  • printare fișă service
  • generare proces verbal de preluare în service
  • generare proces verbal de returnare
  • devize de lucrări
  • procesare reparații
  • estimare costuri reparații
  • emitere oferte de preț
  • facturare intervenții
  • evaluare echipamente
  • nomenclatoare pentru defecte, reparații, manopere
  • conectare cu gestiune, necesar de consum, consumare produse, vânzări de pe stoc
  • urmărire piese necesare de comandat de la furnizor
  • urmărire status fișă de reparații
  • termen de execuție
  • cont utilizator pentru fiecare angajat
  • registru de reparații și mențiuni pentru fiecare fișă
  • configurare alerte speciale
  • registru de tranzacții pentru fiecare fișă
  • calcul încasări zilnice sau pe o perioadă selectată
  • calcul procente salarii din manopere, după fiecare utilizator

Pentru cine este util?

Recomandăm această aplicație firmelor care prestează servicii de servisare, adică preiau de la clienți echipamente pentru a le repara și apoi le returnează clienților.

De ce online?

Workmanager a fost dezvoltat în cadrul ERP-ului Business Online Control Panel, o soluție cloud pentru client management, stocuri, facturare și vânzări. Acesta oferă o serie de beneficii:

  • se poate accesa de oriunde, chiar și de tehnicieni care sunt pe teren și astfel pot verifica istoricul de reparații la un echipament sau stocul pieselor necesare.
  • în site-ul service-ului se poate integra un formular de verificare stare reparație, unde clientul poate urmări stadiul echipamentului, pe baza unui cod primit la recepția produsului în service
  • back-up garantat; în cazul unei defecțiuni al unui echipament de calcul din service datele sunt stocate într-un loc sigur
  • se pot urmări și coordona mai multe puncte de lucru, administratorul poate urmări activitatea firmei, chiar și când nu este la firmă.

Procedura de lucru:

Fluxul de lucru este prezentat pe cele 3 tipuri de pachete:

  • Workmanager Simplu – varianta mai simplă, pentru cei care sunt la început sau nu au rulaj mare
  • Workmanager Plus – varianta cu mai multe opțiuni pentru service–uri care necesită mai multe facilități: stadiu de evaluare, puncte de verificat predefinite, lucrări predefinite
Workmanager Simplu Workmanager Plus
Clientul se prezintă la sediu cu echipamentul defect și descrie defecțiunea acestuia.
Se creează o fișă service pentru echipament cu datele clientului și datele de identificare al echipamentului cu ID UNIC. Recepționistul estimează costul reparației. Se generează o fișă service și un proces verbal de preluare în service, care se printează și se înmânează clientului.
Acesta conține datele clientului și identificatorii aparatului, termeni și condiții și alte texte care pot fi personalizate.
Fișa apare în lista reparațiilor de făcut iar tehnicienii iau fișele la rând și repară fiecare echipament. Dacă apar întrebări, se marchează pe fișă și recepționistul este alertat să contacteze clientul. Tehnicianul introduce mențiuni sau lucrările efectuate cât și costul acestora; se salvează automat cine și când a introdus lucrarea. În același timp se setează și statusul la fișă: în lucru, gata, întrebare sau alt status personalizabil. Când este gata, sau nu se poate repara, recepționistul este alertat să anunțe clientul. Dacă clientul sună, se poate identifica rapid echipamentul și stadiul în care se află. La returnare se pot introduce mențiuni finale și se printează un proces verbal de returnare cu lucrările efectuate și costul acestora. Opțional se poate imprima bon fiscal sau genera factură fiscală din aplicație. În cazul în care echipamentul revine în service, se face o fișă nouă de service dar se leagă de fișa echipamentului existent astfel avem și un istoric de reparații și interventii.
În comparație cu procedura de la varianta simplă se mai introduc următoarele etape: La crearea fișei de service se alege tipul de echipament preluat, se pot predefini probleme des întâlnite, se pot alege prin bifare cele aplicabile, se pot predefini servicii care vor apărea pe oferta de preț și factura fiscală.
La fiecare tip de echipament se pot defini puncte de verificat și la fiecare punct de verificat se pot defini eventuale probleme dar și cauzele posibile. Se predefinesc lucrări și reparații, fiecare cu un cost prestabilit și preț vânzare.
După crearea fișei de service se introduce o etapă de evaluare, unde tehnicianul verifică echipamentul și marchează, conform checklist-ului pedefinit, ce probleme a identificat, ce piese trebuie înlocuite sau recondiționate și selectează lucrările care trebuie efectuate pentru a repara echipamentul. Rezultatul etapei de evaluare este o ofertă ințială care conține problemele constatate, piesele care trebuie schimbate și serviciile care trebuie efectuate și totalizează costurile reparației. Dacă este activ și unul dintre abonamentele care include gestiune stocuri, produsele se pot rezerva de pe stoc atunci când clientul acceptă oferta, se poate urmări ce este pe stoc și se poate plasa comandă pentru piesele care trebuie comandate. Aici se conectează și modulul de achizții prin care se pot plasa comenzi către furnizor pentru piesele necesare. Stadiul de evaluare și ofertare este opțional. După evaluare se trece la stadiul de reparație unde apar punctele de efectuat pe baza evaluării în formă de checklist. La finalizarea reparației se generează o vânzare cu serviciile ofertate și se poate emite automat factura fiscală.

Tabel comparativ pentru fiecare tip de licență:

Opțiune sau facilitate Workmanager Simplu Workmanager Plus
Bază de date clienți DA DA
Fișe pe echipament DA DA
Fișe service pe incident DA DA
Proces verbal preluare în service DA DA
Proces verbal returnare la client DA DA
Status personalizabil DA DA
Alerte clienți DA DA
Urmărire manopere efectuate DA DA
Mai mulți utilizatori DA DA
Utilizatori cu drepturi de acces DA DA
Istoric reparații pe echipament DA DA
Raport reparații pe tehnician DA DA
Producători, modele și serii predefinite DA DA
Statusuri predefinite personalizabile DA DA
Probleme personalizabile NU DA
Tipuri de echipamente personalizabile NU DA
Etapă de evaluare NU DA
Servicii comandate predefinite NU DA
Puncte de verificat pe tip echipament NU DA
Defecte predefinite constatate la
fiecare punct verificat
NU DA
Cauze posibile pentru defecte
predefinite
NU DA
Listă cu piese necesare de înlocuit NU DA
Listă cu piese de recondiționat NU DA
Introducere constatări inițiale NU DA
Generare oferte de preț pe baza
evaluării inițiale
NU DA
Trimitere ofertă prin e-mail NU DA
Trimitere alerte e-mail din
aplicație
DA DA
Emitere bon fiscal pentru
reparație
DA DA
Rapoarte cu lucrări efectuate, fișe
în service, piese utilizate etc.
DA DA
Conectare cu website, formular
online de verificare stadiu
(clientul primește cod acces)
DA DA
Șabloane documente
personalizabile
DA DA
Câmpuri bază de date
personalizabile
DA DA
Alerte reparații neefectuate la
timp
DA DA
Alerte cu întrebări pentru clienți DA DA
Modul Facturier + Chitanțier
Online
DA DA
Modul Facturi Proforme DA DA
Modul Registratură NU DA
Modul Ofertare și Comenzi NU DA
Statistici avansate pe tip reparație NU DA
Urmărire echipamente ireparabile
din cauza lipsei de piese compatibile
NU DA
Încărcare poze la fiecare fișă
service*
DA DA
Încărcare poze la fiecare
problemă identificată în etapa de
evaluare*
NU DA
Alerte automatizate scadențe și
notificări prin email și SMS
DA DA

AI ÎNTREBĂRI?