Reglementările aplicabile la nivel național privind sistemul Ro e-Factura este Ordonanța de Urgență 120/2021 aprobată prin Legea nr. 139/2022 și publicată în Monitorul oficial nr 960/2021, privind privind administrarea, funcționarea și implementarea sistemului național privind factura electronică RO e-Factura și factura electronică în România, precum şi pentru completarea Ordonanței Guvernului nr. 78/2000 privind omologarea, eliberarea cărții de identitate a vehiculului și certificarea autenticității vehiculelor rutiere în vederea introducerii pe piață, punerii la dispoziție pe piață, înmatriculării sau înregistrării în România, precum şi supravegherea pieței pentru acestea
Potrivit OUG 120/2021 a fost creat și dezvoltat sistemul național privind factura electronică RO e-Factura cu scopul de primire a facturii electronice de la emitent cu respectarea structurii facturii emise potrivit standardelor europene.
În vederea accesării sistemului de către operatorii economici naționali, trebuie să fie înscriși în spațiul virtual SPV și în Registrul RO-efactura, iar factura electronică să respecte elementele prevăzute în art. 4 alin (1) din OUG 120/2021 și transmisă prin Sistemul Ro e-factura.
După transmiterea facturii electronice, sistemul RO e-Factura verifică în mod automat fișierul. În măsura în care factura este corect întocmită, i se aplică sigiliul Ministerului de Finanțe. În caz contrar, dacă sunt identificate erori, factura electronică nu se consideră transmisă în sistem, respectiv nu este primită de către destinatar. Emitentul primește un fișier ce conține erorile identificate și care trebuie corectate, factura corectată urmând să fie retransmisă tot prin sistemul RO e-Factura. Data comunicării facturii către destinatar este data la care aceasta este disponibilă pentru a fi descărcată, destinatarul fiind notificat în acest sens.
În măsura în care destinatarul are obiecții, acesta înștiințează emitentul facturii electronice prin transmiterea unui mesaj în acest sens în sistemul RO e-factură, iar în cazul contractelor B2G comunicarea se face inclusiv prin intermediul sistemului național de raportare — Forexebug, prin transmiterea unui mesaj.
Definiții
- factura electronică – factura emisă, transmisă și primită într-un format electronic structurat de tip XML, care permite prelucrarea sa electronică și automată
- operator economic – orice entitate care desfăşoară o activitate economică constând în executarea de lucrări, livrarea de bunuri/produse şi/sau prestarea de servicii
- emitent al facturii electronice – operatorul economic care emite factura electronică către destinatar şi o transmite în sistemul naţional privind factura electronică RO e-Factura
- destinatar al facturii electronice – operatorul economic, autoritatea contractantă, entitatea contractantă şi orice altă entitate care primeşte factura electronică însoţită de semnătura electronică a Ministerului Finanțelor în sistemul național privind factura electronică RO e-factura
- relaţia dintre un operator economic şi autorităţi contractante, respectiv entităţi contractante – B2G – tranzacţia dintre un operator economic care are calitatea de contractant sau subcontractant/subantreprenor în temeiul Legii nr. 98/2016, cu modificările şi completările ulterioare, Legii nr. 99/2016, cu modificările şi completările ulterioare, Legii nr. 100/2016, cu modificările şi completările ulterioare şi al OUG nr 114/2011 cu modificările şi completările ulterioare şi autorităţi contractante sau entităţi contractante care primesc şi prelucrează facturi electronice.
- relaţia comercială dintre doi operatori economici -B2B tranzacţia având ca obiect execuţia de lucrări, livrarea de bunuri/produse și/sau prestarea de servicii dintre doi operatori economici
- emitentul unei facturi electronice în relaţia B2G – operatorul economic aflat într-o relație definită la lit. m) care emite, în baza unui angajament legal, factura electronică și o transmite în sistemul național privind factura electronică RO e-Factura;
- destinatarul unei facturi electronice emise în relaţia B2G autoritatea contractantă, entitatea contractantă sau unitatea de achiziții centralizate cu atribuţii în acest sens potrivit legii, care primește factura electronică însoţită de semnătura electronică a Ministerului Finanțelor în sistemul național privind factura electronică RO e-Factura.
Sistemul național privind factura electronică RO e-Factura și facturarea electronică în România
De la data de 1 iulie 2022, operatorii economici din România au obligația de a utiliza factura electronică în executarea contractelor de achiziție publică, în conformitate cu dispozițiile art. II din Legea 139/2022, cu următoarea diferențiere:
- Operatorii economici străini au opțiunea de a utiliza sistemul de facturare electronică în contractele B2G, situație în care autoritatea/entitatea contractantă are obligația de a accepta acest tip de emitere a facturii;
- Operatorii economici români au obligația de a utiliza în mod exclusiv sistemul de facturare electronică în contractele B2G.
Potrivit dispozițiilor art. XXXVII din OUG 130/2021, aceeași obligație există și în contractele încheiate între profesioniști (B2B), în măsura în care acestea au ca obiect produse cu risc fiscal ridicat. Pentru celelalte contracte de tipul B2B, utilizarea sistemului național de RO e-factura este opțională și este posibilă numai în măsura în care și destinatarul este înregistrat în sistem. În caz contrar, părțile nu vor putea utiliza sistemul de facturare electronică, urmând ca factura să se emită potrivit dispozițiilor contractuale.
Aici se poate consulta lista produselor cu risc fiscal ridicat
Cine are obligația de a înscrie compania în Registrul e-Factura și de a trimite facturile prin sistemul RO e-Factura?
Obligația de a decide necesitatea de a se înscrie sau nu în spațiul virtual SPV și în Registrul e-Factura conform reglementărilor, îi revine operatorului economic. De asemenea transmiterea facturilor către sistemul e-Factura se face de către operatorul economic și nu de către compania software de la care acesta utilizează programul de facturare (în cazul acesta BOCP).
Real Life SRL , dezvoltatorul aplicației de gestiune și facturare BOCP, își asumă responsabilitatea numai pentru erorile din program care intervin la încărcarea facturilor prin e-Factura, procedând la remedierea acestora în cel mai scurt timp posibil.
